Tầm quan trọng của Chiến lược Quản lý In ấn trong văn phòng.

Thực tế, lĩnh vực cho thuê máy in đang phát triển tại VN, đáp ứng nhu cầu tối ưu hóa chi phí hoạt động của văn phòng. Sử dụng dịch vụ này cũng giúp chuyên nghiệp hóa lĩnh vực in ấn vốn được sử dụng rộng rãi trong các văn phòng nói chung.

Cắt giảm chi phí, gia tăng giá trị lợi nhuận, luôn là thách thức với các nhà quản lý. Các giám đốc điều hành phải đối mặt với thách thức giảm số lượng nhân viên hoặc giảm chi phí chung. Trong dài hạn, một trong hai chiến lược này có thể dẫn đến tác động tiêu cực về năng suất và tinh thần. Do vậy, một trong những chiến lược có thể giúp kiểm soát chi phí đáng kể và nâng cao năng suất, đó là in ấn trong văn phòng. Trung bình 1-3% doanh thu hàng năm của một công ty được dùng vào việc in ấn tài liệu. Và điều này đang có xu hướng tăng.

Chiến lược Quản lý In cho phép các Công ty/tổ chức kiểm soát những chi phí này bằng cách thuê máy in bên ngoài. Trong mô hình chi phí dựa trên hạn mức sử dụng này, các Công ty chỉ phải trả tiền cho số lượng bản in mà họ sử dụng. Không yêu cầu chi phí vốn, quản lý và bảo trì.

Tầm quan trọng của Chiến lược Quản lý In

Nhiều giám đốc điều hành đang tìm kiếm các chiến lược hữu hiệu để cắt giảm chi phí chung trong thời kỳ kinh tế khó khăn hiện nay. Đồng thời, họ cũng phải tìm cách thúc đẩy năng suất và tỷ suất lợi nhuận trên giá trị tài sản. Thách thức là hai mục tiêu này thường có tỷ số chênh lệch. Việc thúc đẩy năng suất thường đòi hỏi chi tiêu vốn, trong khi cắt giảm chi phí có nghĩa là làm tổn hại đến năng suất.

Một trong những chiến lược cho phép để cắt giảm chi phí mà không ảnh hưởng tiêu cực đến năng suất. Đó là tối ưu hóa sản xuất rài liệu in ấn trong các văn phòng.

Theo Gartner Group, chi tiêu cho việc in ấn trong văn phòng chiếm từ 1-3% doanh thu hàng năm của công ty. Điều này có nghĩa là một công ty có doanh thu 100 tỷ VND/năm sẽ chi từ 1 đến 3 tỷ VND cho riêng việc in ấn tài liệu trong văn phòng mỗi năm.

Một số thống kê của IDC cho thấy khối lượng in ấn trong văn phòng nói chung đang giảm ở mức 1-2% mỗi năm. Tuy nhiên, phần lớn điều này là do sự suy giảm chung của nền kinh tế toàn cầu. Thực tế, hầu hết các công ty vẫn tiếp tục tăng chi phí trong lĩnh vực in ấn bên trong tổ chức của họ. Các công ty cần xác định đúng mức độ cần thiết về việc in ấn và đội ngũ phục vụ cho việc này.

Nhiều Công ty cũng đang tiến hành in nhiều màu hơn. Điều này đặc biệt quan trọng vì bản in màu có giá cao hơn bản in đen trắng từ 5 đến 10 lần.

Do chi phí ngày càng tăng, hầu hết các công ty lại có nhiều nhà cung cấp phần cứng, vật tư và sửa chữa máy in. Việc quản lý các mối quan hệ này và xử lý nhiều hóa đơn sẽ tạo ra những chi phí không cần thiết. Thực tế, nhiều Công ty không biết họ đang chi tiền cho những mục nào trong chuổi in ấn văn phòng. Thông thường, điều này là do chi phí cho vật tư, dịch vụ, phần cứng và hỗ trợ bị phân tán trong rất nhiều mục chi tiêu.

Tác động môi trường

In ấn văn phòng cũng có tác động to lớn đến môi trường. Nhân viên văn phòng trung bình tiêu thụ 10.000 trang giấy mỗi năm. Vì cần 60% cây để làm một hộp giấy, mỗi nhân viên văn phòng tiêu thụ khoảng 1,2 cây mỗi năm. Thêm vào đó là hiệu ứng nhà kính do khí thải ra từ ngành công nghiệp nặng sản xuất giấy, nhân với số lượng nhân viên trong mỗi Công ty/tổ chức, có thể thấy rằng việc in ấn có thể có tác động to lớn như thế nào đến môi trường.

Máy in và máy photocopy cũng tiêu thụ một lượng lớn điện năng vì chúng sử dụng nhiệt trong quá trình in để làm mực bám vào giấy. Như vậy, máy in là một trong số những thiết bị tiêu thụ điện lớn nhất trong văn phòng.

Nguồn cung cấp máy in cũng có thể có tác động đến môi trường. Hộp mực máy in trung bình cần 3 lít dầu để sản xuất. Nếu không được tái chế, phải mất hơn 1.000 năm để hộp mực phân hủy trong bãi rác.

Tác động đến năng suất

Việc in ấn cũng ảnh hưởng đến năng suất của công ty. Cung cấp tài liệu đến đúng vị trí, vào đúng thời điểm là trọng tâm của nhiều quy trình làm việc. Máy in kém hiệu quả, cũ kỹ dễ bị hỏng hóc, cản trở hiệu quả văn phòng. Việc bỏ qua bảo trì phòng ngừa không chỉ dẫn đến quy trình làm việc bị gián đoạn mà còn làm giảm vòng đời sử dụng của máy in.

[membersonly display=" Vui lòng đăng nhập để xem chi tiết và tham gia bình luận. Xin cám ơn " linktext="Đăng nhập"]

Các bộ phận CNTT cũng bị ảnh hưởng bởi cơ sở hạ tầng in ấn kém hiệu quả. Người ta ước tính rằng trong một số tổ chức, có tới 50% các cuộc gọi đến bộ phận này, để yêu cầu trợ giúp liên quan đến máy in. Vì máy in là thiết bị cơ khí, nhiều cuộc gọi trong số này yêu cầu một người IT đến sửa máy in.

Thông thường, sự cố xảy ra với máy in là do máy móc, có nghĩa là nhân viên IT phải gọi bên thứ ba để sửa chữa thiết bị. Nhiều thương hiệu và nhiều loại máy in khác nhau càng làm phức tạp thêm tình hình. Mỗi loại máy có một trình điều khiển in và giao diện người dùng khác nhau, phải được cập nhật mỗi khi Microsoft cập nhật hệ điều hành của họ.

Tác động lớn nhất là máy in là phân tán tài nguyên CNTT của công ty. Tạo chiến lược thuê máy in bên ngoài có thể giúp kiểm soát chi phí CNTT.

Luôn có cách để giải quyết vấn đề, có thể giảm bớt những tác động này với một chiến lược quản lý in ấn hợp lý. Các chiến lượng này giúp quản lý chi phí, tăng năng suất và giải phóng tài nguyên CNTT cùng với việc giảm thiểu lượng khí thải carbon của họ.

Quản lý chi phí

Chúng ta không thể quản lý những gì mà chúng ta không thể đo lường. Chiến lược quản lý dịch vụ in bắt đầu bằng việc đánh giá toàn diện tình hình hiện tại. Mục tiêu là phát hiện Tổng chi phí sở hữu (TCO- Total Cost of Ownership) cho việc in ấn văn phòng của Công ty. Đánh giá này cung cấp cơ sở để đo lường sự cải thiện và xác định tình hình hiện tại để tìm ra các cơ hội cải tiến.

Hiểu được tình hình hiện tại, sẽ cung cấp cơ sở để để kiềm chế các chi phí phát sinh. Các chiến lược quản lý in ấn của công ty, có thể được so sánh với tiêu chuẩn này để đánh giá hiệu quả của chương trình.

Chủ động quản lý máy in, cũng cho phép thực hiện các chiến lược để giảm lượng khí thải carbon của công ty. Giảm sử dụng giấy không chỉ giảm lượng cây tiêu thụ mà còn giúp giảm chi phí giấy ngày càng tăng.

Các đơn giản nhất để bắt đầu là giảm việc sử dụng giấy, là tận dụng tính năng in hai mặt. Một số công ty tận dụng công nghệ biểu mẫu điện tử để loại bỏ việc sử dụng biểu mẫu in sẵn tốn kém.

Hãy giảm mức sử dụng điện bằng cách đặt hệ thống ở chế độ chờ (standby mode). Tối ưu hóa việc hợp nhất các thiết bị dự phòng, giảm hơn nữa việc sử dụng điện và chi phí.

Tăng năng suất

Một mối quan tâm của nhiều khách hàng, đó là tối ưu hóa chiến lược in ấn được sẽ ảnh hưởng như thế nào đến năng suất của họ. Nếu năng suất bị giảm trong quá trình thực hiện, thì sẽ không có lợi ích gì.

Thực tế, một chiến lược triển khai được quản lý tốt có thể thúc đẩy năng suất. Ở cấp độ cơ bản nhất, nhân viên sẽ ít phải đối mặt với sự phân tâm do máy in bị hỏng hoặc hết mực. Không giống như hầu hết các bộ phận CNTT, chỉ phản ứng với các hệ thống khi bị hỏng, một chiến lược bảo trì phòng ngừa kết hợp với chương trình dự trữ nguồn cung, đảm bảo hệ thống hoạt động ổn định.

Có lẽ tiết kiệm chi phí lớn nhất đó là bộ phận CNTT làm việc hiệu quả hơn. Nguồn lực CNTT là một trong những nguồn tiêu tốn nhiều chi phí của một công ty. Sẽ không hợp lý khi sử dụng những tài nguyên như vậy, để sửa chữa các thiết bị cơ khí như máy in. Thay vì mất thời gian giải quyết các sự cố của máy in, nhóm CNTT có thể tập trung vào các sáng kiến cốt lõi như bảo mật và triển khai phần mềm mới....

Quản lý chiến lược in là một chuỗi các công việc, bắt đầu bằng việc tìm hiểu môi trường hiện tại và quản lý nó. Một khi quản lý được vấn đề này, thì việc tìm cách tối ưu hóa để giảm chi phí và tác động đến môi trường là điều khả thi.

1. Ngừng mua thiết bị

Khi nói đến quản lý chi phí, điều đầu tiên mà những người bán phần cứng thường khuyên là “hãy mua thiết bị mới hơn”. Thay vào đó, bước đầu tiên là nên dừng mua thiết bị mới. Rất có thể chúng ta đã có nhiều thiết bị hơn mức thực sự cần! Bất chấp lời khuyên của các nhà cung cấp phần cứng muốn bán được nhiều thiết bị hơn, giải pháp cho vấn đề của bạn có thể không bắt đầu bằng việc mua thiết bị mới.

Bước tiếp theo là đánh giá tình hình hiện tại. Hãy trả lời các câu hỏi

• Hiện trong công ty đã có những thiết bị nào? Có dư thừa hay không và thừa ở đâu?
• Khối lượng cần in hiện tại và các loại máy in đang sử dụng là những loại nào?
• Tổng chi phí sở hữu (TCO) của dành cho cơ sở hạ tầng in ấn là bao nhiêu?

Đánh giá nhanh về tính hợp lý của quy trình công nghệ đang sử dụng. Thu nhập thông tin hữu ích từ mỗi thiết bị trong hạ tầng in ấn. Thông tin này có thể được tổng hợp bằng cách sử dụng các phần mềm đánh giá bản in như DocuAudit ™ chẳng hạn, để tạo một báo cáo nêu chi tiết về hiệu suất sử dụng thiết bị hiện tại, cách sử dụng và TCO của tổ chức.

3. Quản lý máy in thuê ngoài

Với những thông tin về khối lượng, cách sử dụng và chi phí hiện tại. Bước hợp lý tiếp theo là xem xét việc thuê ngoài máy in/dịch vụ quản lý in. Tương tự như thuê ngoài các chức năng không cốt lõi như vệ sinh, bữa ăn trưa...chẳng hạn. Nhà cung cấp dịch vụ có thể quản lý các máy in của công ty, theo mô hình dựa trên mức sử dụng, bao gồm mọi thứ: nguồn cung cấp vật tư, dịch vụ và hỗ trợ. Các phần mềm liên quan bên ngoài này, không yêu cầu phải mua vì chúng chỉ quản lý các máy in đã có sẵn.

4. Tối ưu hóa khai thác dịch vụ.

Với máy in đang được quản lý bởi các dịch vụ bên ngoài, chúng ta có thể làm việc với nhà cung cấp hàng tháng, hàng quý để xem xét việc sử dụng thực tế. Và triển khai các đề xuất để tối ưu hóa hơn nữa cơ sở hạ tầng in ấn của Công ty.

Chiến lược Quản lý In là một cách hiệu quả, giúp giảm chi phí và tăng năng suất. Do đó, các công ty nên xem xét nghiêm túc việc thực hiện các chiến lược, để quản lý chi phí in ấn văn phòng.